各科室、各拆迁公司：

《莲都区土地和房屋征收项目档案管理办法》经区土地和房屋征收指导中心讨论通过，现予以印发，请遵照执行。

莲都区土地和房屋征收工作指导中心

2023年9月12日

莲都区土地和房屋征收项目档案管理办法

第一章　总　则

第一条　为加强和规范征收补偿安置档案管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和房屋征收政策法规，结合房屋征收工作实际，制定本办法。

第二条　本办法所称征收项目档案，是指在征收管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条　征收档案应当真实完整记录房屋征收实施情况，全面客观反映征收管理状况。

第五条　根据工作实际，各项目在完成安置工作前，其档案由各拆迁公司暂时保存，完成安置后统一移交区征收指导中心保存。

第六条 各拆迁公司根据房屋征收档案管理要求，建立档案管理工作领导小组，做好场地、人员、设备、经费等方面的保障工作。

第七条　征收档案管理人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务专业知识和技能。

第二章　归档范围

第八条　征收项目档案收集归档范围为：

（一）项目基础材料。包括计划、规划、公告、补偿方案等。

（二）基本情况材料。包括被征收户房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、房屋征收类别、房号、户型、面积、补偿协议、安置相关材料等。

第九条　征收电子档案指征收工作中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。收集归档范围为：

（一）纸质档案形成的电子文档。包括征收对象和征收纸质档案的电子化文档；

（二）征收管理信息系统的生成文档。包括征收管理信息系统运行中生成的文本文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件等电子文档。

电子档案与相应纸质档案的内容应当保持一致。内容不一致时，以纸质档案为依据进行认定调整；对纸质档案材料存有疑义的，由区征收指导中心组织相关单位核查。

第三章　归档管理

第十条　征收档案按照“一户一档”的原则，在安置结束后三个月内完成归档。

第十一条　在拆迁公司向区征收指导中心移交档案时，区征收指导中心应当对归集的档案材料进行查验，符合档案规范要求的，填写《征收项目档案移交登记表》；定期对已归档的征收档案进行检查，发现档案毁损或丢失的按规定采取补救措施。

对档案政策法规规定应当立卷归档的材料，必须按规定整理、立卷、归档管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

第十二条　在项目档案完成归档后，由区征收指导中心对房屋征收档案进行编目，编制不同种类档案相互关联的检索工具，建立档案信息检索与管理系统，做好档案的接收、保管、利用、移交等情况记录，做到保管妥善、存放有序、查阅方便。

第十三条　区征收指导中心应当定期开展档案鉴定销毁工作。由档案管理、业务部门等相关人员共同组成鉴定组，按照国家档案鉴定销毁的规定，对征收档案进行鉴定销毁，销毁档案的目录应当永久保存。禁止擅自销毁处理档案。

第四章  拆迁公司档案管理

第十四条  各拆迁公司要按照“分级负责”的原则，实行主要负责人负总责，分管负责人具体负责，档案管理人员直接负责的档案管理工作责任制，确保档案的完整和安全。

（一）拆迁公司要在档案机构、人员、经费、设备、库房等方面予以保障。建立科学的管理制度，便于档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全。

（二）要确定专人负责收集在房屋征收与补偿工作中产生的具有保存价值的各种载体的文件材料，做到收集齐全、系统、完整，不缺不漏，整理规范，安全保管和利用。

（三）设置符合档案保管要求的档案库房和专柜存放档案，加强档案的安全防护，采取必要的档案保护措施，杜绝事故隐患，确保档案实体和档案信息的安全。

（四）对保管期限已满且认为无需移交的征收类档案需报区征收指导中心进行鉴定，经审查批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁。

（五）对档案管理不善，造成档案损毁和遗失的，依法追究拆迁公司主要负责人和相关人员的责任。

第五章  库房管理

第十五条 为妥善保准房屋征收档案，区征收指导中心以及各拆迁公司要配备好独立档案库房并规范设置相应档案管理所需的设备设施，并制定相应管理制度，做好制度、职责上墙。（附档案室规范标准）

（一） 档案室库房内严禁明火、吸烟，必须做好九防，并配备防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防尘、防光、防污染设施，确保库房安全。

（二） 档案室应设立档案查阅室，与档案储藏室分隔。非档案管理人员不得进入库房，查阅档案应在查阅室进行。

（三）根据季节和气候变化，适时调节库房温湿度，使库房温湿度保持规定要求，以延长案卷利用寿命。

（四）入库档案要规范存放，做到排列整齐，查找方便。档案查阅后要及时放回原处。

（五）经常保持库房的清洁卫生，定期投放防虫药物，档案室内不准存放杂物。

（六）定期检查库藏案卷的情况，发现问题及时向分管领导汇报，并采取处理措施。

（七）档案管理人员因事外出要落实接替人员，办好库房钥匙交接手续，档案室钥匙要妥善保管，不得转借、丢失。

第六章 档案查（借）阅制度

第十六条 由于项目档案根据实际情况分别存在区征收指导中心和拆迁公司，凡查阅利用档案者都应按规定办理利用手续。

（一）拆迁公司如查阅存放在区征收指导中心档案，需做好查阅审批工作，经中心分管领导同意签字，在《档案查阅登记簿》后才可查阅库存档案。

（二）外来人员如需查阅拆迁公司存放档案，需持有合法证件和单位介绍信（律师因办案需要查阅、复制档案的，在提供律师证和介绍信的同时，需提供法院出具的案件受理通知书或者相应取证材料），并在拆迁公司《档案查阅登记簿》进行登记。

第十七条 利用档案者应按期归还，借阅档案不得带出档案室；若确因需要复制的，都应进行审批许可后才可复印。被借阅的档案如有丢失、损坏，要追查借阅者责任。

第十八条 利用档案者必须保护档案的完整与安全，不得遗失、拆散、调换、抽取、涂改、污损、加注、剪贴、折叠。对非机密档案可以根据利用需要进行抄、录、复印、摄影。

第十九条 利用档案必须严格执行保密制度，严守保密纪律，自觉遵守利用档案的有关规定。

第七章　 附　则

第二十条　本办法自公布之日起实施。