朱放鸣

提要：方志资源共享，是一项社会化的系统系统工程。本文从社会性的角度论述机构所收藏的文献、档案资料等方志资源，通过网络的形式或途径达到社会共享的目的，以求得共建共赢的社会效果，既能丰富方志横向交流需要又能宣传和提高方志形象，可使方志的发展从封闭自守编纂型逐步转向开放合作型，形成全国一盘棋的大格局。这相比于孤立地建一座方志馆（室）更具有现实社会意义和长远发展的历史意义。

关键词：方志资源 社会共享 对策措施

一、方志资源共享的理论基础

方志资源，是指方志部门编纂的方志、年鉴、地情书、文史资料等成书的书籍资料，也包括馆（室）收藏的未成书的方志档案和音像资料以及方志系统制作的网络、电子等资源。这里所指的是狭义的“资料资源”。这是方志机构部门加强服务功能，提高研究、著述水平，多出成果、出好成果的有效途径和手段，是方志机构凝聚合力、加强自身建设的主观要求，也是广大方志工作者获取方志资料和方志知识的客观要求。建立资源共享形式和方法，达到简便易行的手段，实行互惠互利，这比建立一座孤立的方志馆（室）更具有实际意义，更能发挥方志资源优势作用。方志资料保存与整理工作的根本目的是为了自身需要再运用的方便，也是为了使资源能够更好地为社会利用，这不仅扩大了利用的范围，而且在保护好方志资源成果著作权人的前提下，进行方志资源的信息交流，实现方志成果及档案的资源互惠与共享，发挥其应有的价值。在未来社会发展中，各个方志馆（室）将不再以收藏方志资源成果档案为单一的目的，而是以能够及时有效地为机关、文化教育、广大人民群众、社会科研工作者及所有需要这些信息的人提供成果服务为最终目标。各个方志部门间互通有无，使每个方志部门的资源都成为整个方志资源研究体系中的一部分，摆脱封闭自守的状态、重效果而轻收藏、重服务而轻封锁，充分开发利用方志档案资源为全社会服务。在当今市场经济迅速发展和信息化的形势下，更应当有这种意识，具备这种手段。方志档案资源社会性能、共享性能可以通过方志资源现代化、网络化来具体的直接地更有效地体现。

现代化科学技术以及电子技术发展为我们方志资源共享提供了渠道和可能性。方志资源广泛应用和方志部门之间广泛交流，也为方志档案实现资源共享创造了有力、便捷的条件。为此，各个方志机构需要分析各自现有的方志资源技术与走向市场的特点，对方志档案采取再加工或深加工，整理出具有当地方志成果特色的较为系统的方志档案信息资源，并按统一、规范的技术标准，使之尽快转化为现实的电子文献资料，建立各自的网络，广泛向外界报道或网络互联。方志资源网络共享，是通过互联网的方式，连续不断地向广大方志工作人员、社会科研工作者传递方志信息，直接为用户提供系统的较全面的资料服务，为广大方志资料采集者提供准确、丰富、便捷的资料源或渠道，是集方志服务、宣传、咨询为一体的“三结合”。已有实践证明，它是高新技术、常规技术、科研成果、知识经验等方志应用科技向现实资料运用能力转换的简捷途径，是促进传统方志资料向现代化方志技术发展，提高方志综合开发水平的重要措施。

二、方志资源利用的现状分析

在长期的修志、年鉴编纂和地情史料整理的实践中，广大方志工作者在搜集、整理、编纂过程中积累和保存了大量的档案、口碑、文献资料和编辑出版书籍。但如何有效开发再利用这些档案、文献资料，特别是社会利用，面临一些实际问题，主要表现如下几个方面：

第一，管理手段滞后。目前，我国方志机构的档案管理体制不健全或没有建立，仍处于滞后或封闭状态，有建制的单位也是在管理上处于条块分割、各自为政、自成体系的管理方式，缺乏总体上的宏观管理和协调，缺乏社会效益意识，成为方志部门在建立方志档案协作网络和方志档案协作过程中的首要障碍。即使成立了一些地方性的方志档案工作协作组织形式，也只是一种松散的合作关系，多为地区性的极为有限的协助，缺乏一定的强制性和约束力，没有人力、物力的有效保证与支持。如浙江省丽水市在第一轮修志过程中各县（市）曾达成一条未成文的协议，就是涉及两地的资料要互通有无，共享资料成果。但从出书后的资料结果来看，并未得到共享。由于资料不同，造成志书记述同一件事情的内容结果也就不同，造成记述的资料相互之间不能印证。

第二，共享意识淡薄。方志信息工作、网络存在“条块分割”和“块块封锁”的“自然”现象，人们对于网络环境及对方志成果资源建设与共享作用认识有一定“滞后”性，意识落后于手段，手段跟不上需要。

多数地方的方志部门只重视本系统内部的资源局域网建设与发展，而忽视整体的横向的资源网络联合与建设，这势必阻碍了系统间的资源共享。另外，受传统观念的束缚和机构局限性、人手不足、经济拮据条件束缚，普遍存在着重著述轻推广、重文献轻交流的现象、重自身建设轻共同开发。常常存在一项方志著述工作结束，其成果档案随之进入档案柜，束之高阁，很少再有人去问津或进行二次、三次开发利用，导致大量成果永久积压，浪费之巨可想而知。例如，党史部门正在搞抗日战争时期的人员和财产损失课题调研，除了野外走访调研外，又重复性地查阅图书档案等方志部门在第一轮修志过程中已经做过的工作。如果调阅方志部门的档案资料，查缺补漏就可省去许多程序，达到省力、省时、省财的目的。目前的主要问题：一是方志部门不了解情况。使方志档案资料散失一次再开发利用机会。

第三，标准化程度低。各方志部门的软件系统还没有一个全国性的联机网络统筹规划，没有一个统一的计算机网络规划标准，软件系统自选，依据各自的经济条件和工作条件自建。同时，各方志档案归类有许多差异，缺乏全国统一的分类、著录、标引、检索标准，导致许多方志部门还处于“自成体系”的状态，多根据自己现有条件和眼前的需要，进行各馆（室）的书籍、档案或资源网络平台建设，规模小而且互不兼容，标准化程度低，很难组织起区域性、全国性的系统间的信息网络服务。这种标准不一致的现状是方志资源共享的最大障碍，也阻碍了方志的影响力和应用技术的提升与发展。

三、方志资源共享的对策与措施

为保障方志资源共享工作的顺利开展，必须在方志部门、年鉴编纂部门、文化图书部门和方志工作人员中达成共识，进行广泛宣传，推动方志资源共享实施的有效性。继而在达成共识的基础上，有计划、有步骤地建设各地方志资源共建共享协作网络。

首先，书目分类著录标准及规范归档、立卷实行统一标准。方志部门在网络环境下的资源共享就是要组织各方志、档案部门将其收藏的方志成果上网，并同时提供电子化网上服务，形成统一的著录标准及规范的归档、立卷标准，这是方志资源共享的基础和关键。要按照国家相关标准对方志档案资源进行科学分类、著录、标引、检索，提高利用效率。

其次，建立方志资料，成果和书目数据库。全国每年产生成千上万的方志资料和成果，但是方志成果转化率以及党政部门、专业部门、社会各界利用率很低，大多进入档案馆（室）作为档案保存起来成为闲书、死资料。一方面，方志工作人员对方志成果有迫切求知的要求，但有效、有序供给的方法和手段严重滞后；另一方面，大量方志成果在档案馆（室）内束之高阁，无法转化为公共知识。因此，应该有选择地建立具有地方特色的方志成果及档案成果数据库，依据一定的规范、标准向社会及科研、文化教育部门，尤其是广大方志工作者提供或发布最新方志成果，促进方志成果与具体的方志工作联姻，形成方志“产业化”，进而全面提升方志为社会服务的能力，这对于方志行业运用自身整体优势快出成果、出好成果来说具有十分重要的现实意义。随着互联网的普及与发展，网站已逐渐成为对外展示、信息沟通最方便快捷的桥梁。郑州大学图书馆赵长海创办文献收藏和文献网站的做法就很值得我们方志界人学习与借鉴。他自2002年创建与运行文献网站，其主要特点：^①

（1）具有对各数据库多途径检索手段，并且编有较为详细的分类索引功能；

（2）网站主要是以地方史志及政府出版物为主要信息来源，信息内容具有权威性、真实性和独特性；

（3）信息内容的丰富多样化，录入了县（市）概况、建制沿革、历届修志论述、每种旧志的提要、各地地方文献书目、各地明清进士名录、各地近代留学人员名录、电子地图、名胜古迹、地方名人等，反映各地的历史和现实情况。

（4）展示图书图片、珍稀图书书影、手稿书影，更能直观地考察每一种重要图书的情况，既美观又实用。

（5）设立文献研究论坛，以论坛的形式建立地方文献收藏网络，发挥地方文献的作用，经常录入新的资料，增加新的内容。

（6）设立文献研究论坛，以论坛的形式建立起与地方文献出版界和用户的联系，使读者对网站的建议能得到及时的反馈和解答，形成互动。

此文献网站收效甚著，平均每年浏览量都在100万人次以上，日均浏览量数千人次。

再次，有计划、有步骤地建设各地方志网站。这是最有效的方法。目前，我国各系统和各地区建立了一些方志网站和资源共享协作网络，例如中国地方志指导小组建立的“中国地方志”网站、上海市地方志办公室的“上海通网站”管理体系，是以方志为基础，以文献信息中心的网络中心为依托，建立起的方志信息中心。它的主要职能是搜集、保存以本区域内的方志、地情信息目录，向各专业网、工作站（友情链接）提供所需的方志信息。最大限度地开发和利用好方志信息资源，变被动服务为主动服务，为全国的方志信息资源共享做了很好的示范。但总体来说，大多数协作网不能产生规模效应，在资源共享方面所发挥的作用相当有限。改变方志档案、资源管理条块分割、各自为政的状况，在现有系统协作的基础上，应尽快建立一个实质性的共同体，即一个跨行业、跨系统、全国性的统一综合信息中枢机构，形成国家和地方两级链式的协调。在专门机构的统一领导和管理下，做好共享网络和资源建设的规划设计，遵循一定的标准法规，本着统一规划、统一开发、分工建设、共建共享的原则，有计划、有步骤地推动我国方志资源共享的进程。

最后，正确处理共享与侵权的关系。档案资料具有内部性或保密性，然而保密只是暂时的、局部的，其时效性又是第一位的。我们要在保证资料、学术机密安全的前提下，一方面采取内外有别，积极主动地开发方志信息资源，以促进方志事业的发展；另一方面，随着经济、社会全球化的发展，信息的保密性和保密时段不断缩小，要最大限度地发挥方志资源的作用，就必须划分方志档案利用与限制利用的界限，妥善处理开发利用与学术保密和知识产权保护的关系。在实现方志资源信息的广泛利用、正确划分开放与限制利用范围的同时，注意尊重成果持有者的所有权、使用权和处理权。

方志资源信息部门在保护知识产权的前提下，有必要建立起一个智能化的对方志档案资源共享过程中可能出现的侵权行为的预警系统，它包括科技档案产权法数据库、方志成果著作权人及其保密年限数据库、方志联系并索取具有电子签名认可或拒绝的电子文书功能数据库、敏感字段自动分析报警功能数据库。这样，通过预警系统的建立，抵御科技档案在资源共享过程中侵权行为的产生，一是建立共享资源的有关信息产权法律数据库（包括由著作权、专利权、技术秘密等级及相关信息产权协议等），及时向方志资源开发利用者提出侵权警告；二是建立健全方志成果著作权人及其保密年限数据库（包括著作权人的自然情况与保密使用年限、联系方式和签约方式等），及时与著作权人联系，以取得相应的授权使用许可，并支付相应的使用报酬；三是建立公开发布与著作权人自动联系并索取具有电子签名认可或拒绝使用的电子文书数据库，以利于档案工作者最大限度地合理开发使用档案资源，满足广大方志工作的知识需求。相信该系统的建立能最大限度地规避由于人为因素产生的侵权行为，减轻方志档案信息资源共享中因产权问题带来的成本上升，并有效提高方志资源数字化的质量。